1. Objetivo y Marco Legal
En PreventWork SG-SST Pro estamos comprometidos con la protección de la información personal de nuestros usuarios. Esta Política de Privacidad establece los lineamientos para el tratamiento de datos personales, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normativas que regulen el Habeas Data en Colombia.
Al utilizar nuestra plataforma, usted acepta las prácticas de recopilación y uso de información descritas en esta política.
2. Nuestro Rol: Encargados del Tratamiento
Para efectos legales, es indispensable comprender la relación respecto a la titularidad de los datos:
- El Responsable: Es la Empresa o entidad que contrata los servicios de PreventWork. La Empresa es la dueña de la base de datos de sus trabajadores y es quien define la finalidad de la recolección.
- El Encargado: Es PreventWork, quien actúa como proveedor tecnológico. Nosotros únicamente almacenamos y procesamos los datos bajo las instrucciones de la Empresa contratante, sin utilizarlos para fines comerciales propios.
3. Datos que Recopilamos
A través de la plataforma, recopilamos diferentes tipos de información, la cual puede ser ingresada por el Representante, el Responsable SST o el mismo Trabajador:
- Datos de Identificación y Contacto: Nombres, apellidos, número de cédula, correo electrónico, teléfono y dirección.
- Datos Laborales: Cargo, tipo de contrato, turno, antigüedad e información de la empresa a la que pertenece.
- Datos Sensibles y de Salud: A través de la Encuesta Sociodemográfica, se recopila información sobre condiciones de salud, hábitos (consumo de tabaco/alcohol), raza y composición familiar.
- Datos Biométricos: Trazos y capturas de Firmas Electrónicas utilizadas para avalar actas y asistencias.
Protección de Datos Sensibles: El registro de datos de salud y hábitos es estrictamente voluntario y se utiliza únicamente para el cumplimiento de los estándares de salud ocupacional de la empresa empleadora.
4. Finalidad del Tratamiento
La información recolectada a través de PreventWork se utilizará exclusivamente para los siguientes propósitos:
- Garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la Empresa contratante.
- Generar perfiles sociodemográficos automatizados para la toma de decisiones preventivas en salud laboral.
- Crear, enviar, firmar digitalmente y archivar actas, documentos y registros de asistencia a capacitaciones.
- Notificar a los usuarios sobre documentos pendientes de firma o eventos programados vía correo electrónico o notificaciones internas.
5. Seguridad de la Información
PreventWork emplea medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado a los datos.
- Cifrado: Las contraseñas de los usuarios y las firmas electrónicas son encriptadas antes de ser almacenadas en nuestras bases de datos.
- Control de Acceso: El acceso a la información está segmentado por roles. Un trabajador solo puede ver su propia información, mientras que el Responsable SST y el Representante pueden ver la información consolidada de su empresa.
- Infraestructura Segura: Utilizamos servidores con altos estándares de seguridad y protocolos SSL para la transmisión de datos.
6. Derechos de los Titulares (ARCO)
Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:
- Conocer: Acceder en cualquier momento a la información que se encuentra registrada en la plataforma.
- Actualizar y Rectificar: Modificar sus datos si estos son parciales, inexactos, incompletos o inducen a error.
- Cancelar o Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a su conservación (como los registros históricos del SG-SST).
7. Procedimiento y Contacto
Debido a que PreventWork actúa como Encargado, las solicitudes para la supresión o modificación profunda de datos de trabajadores deben ser dirigidas en primera instancia al Representante Legal o Responsable SST de la empresa empleadora, quien gestionará la solicitud a través de la plataforma.
Para dudas técnicas, problemas de acceso o consultas directas sobre el software, puede contactarnos a través de nuestro soporte técnico en WhatsApp o al correo oficial de soporte de PreventWork.
8. Vigencia y Modificaciones
Esta Política de Privacidad entra en vigencia a partir de su publicación. PreventWork se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas o nuevas funciones del software. Cualquier cambio sustancial será notificado a los Representantes Legales activos.
Las bases de datos se mantendrán vigentes durante el tiempo que la Empresa mantenga una suscripción activa, más el tiempo adicional requerido por la ley colombiana para la conservación de registros del SG-SST.